Datenschutz

Umfang. Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer:innen nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

Rechtsgrundlagen (Art. 6 Abs. 1 DSGVO): lit. a Einwilligung, lit. b Vertragserfüllung/vorvertragliche Maßnahmen, lit. c rechtliche Verpflichtung (u. a. im Rahmen der AZAV-Zertifizierung und Förderverfahren nach SGB III), lit. f berechtigtes Interesse.

Speicherdauer. Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es der jeweilige Zweck erfordert, oder bis gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. handels-/steuerrechtlich 6–10 Jahre) uns zur weiteren Speicherung verpflichten.

Empfänger. Über die in dieser Erklärung genannten Auftragsverarbeiter hinaus geben wir Daten nicht an Dritte weiter, außer wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

Drittlandübermittlungen. Einige der von uns eingesetzten Dienstleister haben ihren Sitz bzw. verarbeiten Daten (auch) in den USA. Soweit das der Fall ist, stützen wir die Übermittlung auf einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (aktuell: das EU-US Data Privacy Framework, sofern der jeweilige Anbieter dort zertifiziert ist) und zusätzlich auf EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) als Absicherung. Das Data Privacy Framework wird derzeit gerichtlich überprüft (Verfahren vor dem EuGH); wir beobachten die Entwicklung und passen die Übermittlungsgrundlage bei Bedarf an.

Unsere Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA gehostet. Beim Aufruf der Website erfassen wir automatisch technische Zugriffsdaten (Server-/Runtime-Logs): IP-Adresse, Datum/Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, verwendeter Browser und Betriebssystem, Referrer-URL.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren und stabilen Betrieb der Website).

Speicherdauer: Runtime-Logs werden bei Vercel entsprechend unserem gebuchten Tarif (Pro, ohne Observability Plus) für 1 Tag vorgehalten und danach automatisch gelöscht.

Zusätzlich messen wir mit Vercel Web Analytics, wie oft unsere Seiten aufgerufen werden und über welchen Weg Besuchende kommen (aufgerufene Seite, Referrer, UTM-Angaben der Anzeigen-Links, Land, Gerätetyp, Browser und Betriebssystem). Dafür setzen wir keine Cookies und speichern nichts auf deinem Gerät. Besuchende werden nicht über mehrere Tage oder Websites hinweg wiedererkannt, die Auswertung enthält keine IP-Adresse und keinen Namen. Diese Messung läuft unabhängig von deiner Auswahl im Cookie-Banner, weil sie ohne Zugriff auf dein Endgerät auskommt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse daran, die Reichweite unserer Seiten und Anzeigen zu verstehen). Der Messung kannst du jederzeit widersprechen, zum Beispiel per E-Mail an hallo@tropen-academy.de.

Drittlandübermittlung in die USA: siehe Ziffer 3.

Wir setzen auf unserer Website Cookies ein. Für das Einholen, Verwalten und Speichern deiner Einwilligung nutzen wir ein selbst betriebenes, quelloffenes Einwilligungs-Tool, das direkt auf unserer eigenen Website läuft — dabei findet keine Übertragung an einen externen Anbieter statt. Es zeigt dir beim ersten Besuch ein Einwilligungsbanner und speichert deine Auswahl in einem Cookie auf deinem Gerät, damit sie beim nächsten Besuch nicht erneut abgefragt werden muss. Ohne deine Einwilligung werden ausschließlich technisch notwendige Cookies gesetzt (u. a. zur Speicherung deiner Cookie-Auswahl selbst).

Im Einzelnen setzen wir je nach deiner Auswahl folgende Cookies ein: „cc_cookie“ (notwendig, speichert deine Cookie-Auswahl), „_ga“ und „_ga_*“ (Statistik, Google Analytics 4, siehe Ziffer 6) sowie „_gcl_au“ (Marketing, Google Ads) und „_fbp“ (Marketing, Meta/Facebook, siehe Ziffer 7) sowie „__oppref“ (30 Tage) und „__obref“ (365 Tage) sowie „__oaiq_consent“ (1 Monat) (Marketing, ChatGPT Ads, siehe Ziffer 7) sowie „_ttp“ (Marketing, TikTok Ads, siehe Ziffer 7). Zusätzlich legen die Marketing-Dienste Einträge im lokalen Speicher und im Sitzungsspeicher deines Browsers ab („_gcl_ls“ für Google Ads, „lastExternalReferrer“ und „lastExternalReferrerTime“ für Meta sowie „oaiq_consent“ und „oaiq_cs:*“ für ChatGPT Ads). Metricool (Statistik, siehe Ziffer 6) setzt weder Cookies noch solche Einträge. Der Google Tag Manager selbst setzt keine eigenen Cookies, sondern lädt bei uns ausschließlich den Meta-Pixel nach (Kategorie Marketing) — er dient bei uns nicht der Analyse.

Technisch notwendig und ohne Einwilligung setzen wir außerdem: nach einer Terminbuchung für kurze Zeit das Cookie „tropen_buchung“ (nur für unseren Server lesbar, es hält fest, dass die Dankeseite zu einer echten Buchung gehört); nach dem Absenden eines Formulars den Eintrag „tropen_erstgespraech_gemeldet“ im Sitzungsspeicher deines Browsers (damit ein Formular nicht doppelt gezählt wird, verschwindet mit dem Schließen des Tabs); und nach der Anmeldung im Kursbereich oder im internen Portal die Anmelde-Cookies „sb-…-auth-token“ unseres Datenbankanbieters Supabase (siehe Ziffer 13), die deine Sitzung halten und mit dem Abmelden gelöscht werden.

Deine Auswahl im Banner protokollieren wir zusätzlich in unserer Datenbank bei Supabase (Zeitpunkt, gewählte Kategorien, Fassung des Banners), ohne IP-Adresse und ohne Angaben zu deinem Browser. Das ist unser Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO, dass und wie du eingewilligt hast.

Zusätzlich speichern wir mit deiner Einwilligung in die Kategorie „Statistics“ die Herkunft deines Besuchs im lokalen Speicher deines Browsers (Eintrag „tropen_attr“, 90 Tage gültig): die Kampagnen-Parameter der Adresse, über die du zu uns gekommen bist (UTM-Angaben), die Domain der verweisenden Seite und die erste aufgerufene Seite unserer Website. Die Click-ID einer Anzeigenkampagne (Google, Meta oder ChatGPT) speichern wir nur, wenn du außerdem der Kategorie „Marketing“ zugestimmt hast. Ohne Einwilligung speichern wir nichts davon. Schickst du ein Formular ab, geben wir diese Angaben zusammen mit deiner Anfrage an unser CRM (siehe Ziffer 12), damit wir nachvollziehen können, welcher Weg Interessierte zu uns geführt hat. Widerrufst du die Einwilligung, löschen wir den Eintrag im Browser.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer unserer Website widerrufen oder anpassen.

Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG für das Setzen von Cookies; Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für alle einwilligungspflichtigen Dienste.

Nach deiner Einwilligung nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google Analytics erstellt pseudonyme Nutzungsprofile und verwendet dafür Cookies bzw. vergleichbare Technologien. Das Skript wird erst geladen und ausgeführt, nachdem du der Kategorie „Statistics“ über unser Einwilligungsbanner (siehe Ziffer 5) zugestimmt hast — technisch dadurch, dass unser Einwilligungs-Tool das Skript bis zu deiner Einwilligung blockiert. Zusätzlich übermitteln wir Google deine Auswahl über den „Google Consent Mode“: Die Statistik-Einwilligung erlaubt nur die Speicherung für die Analyse, die Werbe-Signale bleiben ohne Marketing-Einwilligung auf „verweigert“.

Google Analytics 4 ist mit unserem Google-Ads-Konto verknüpft. Hast du zusätzlich der Kategorie „Marketing“ zugestimmt, bilden wir aus den Analytics-Daten pseudonyme Zielgruppen (z. B. „hat die Weiterbildungsseite besucht“) und geben sie an Google Ads weiter, um dir dort erneut relevante Anzeigen zu zeigen (Remarketing, siehe Ziffer 7). Ohne Marketing-Einwilligung findet dieser Export nicht statt.

Ebenfalls nach deiner Einwilligung in die Kategorie „Statistics“ nutzen wir Metricool, einen Webanalyse- und Social-Media-Dienst. Der Tracker von Metricool erfasst, welche Seiten du aufrufst und über welchen Social-Media-Beitrag oder welche Anzeige du zu uns gekommen bist, und gibt diese Angaben an Metricool weiter. So sehen wir, welche unserer Beiträge Besuche auf der Website bringen. Das Skript wird erst geladen, nachdem du zugestimmt hast; ohne Einwilligung erfolgt keine Verbindung zu Metricool. Metricool setzt dabei keine Cookies und legt nichts im lokalen Speicher oder Sitzungsspeicher deines Browsers ab. Stattdessen lädt das Skript bei jedem Seitenaufruf ein kleines Zählbild von Metricool. Dabei werden die Adresse der aufgerufenen Seite, die verweisende Seite (Referrer), die Größe deines Browserfensters sowie technisch bedingt deine IP-Adresse und Browserangaben an Metricool übertragen.

Nutzt du die Suche auf unserer Website, steht dein Suchbegriff in der Adresse der Ergebnisseite (z. B. „/suche?q=Bildungsgutschein“). Mit deiner Einwilligung in die Kategorie „Statistics“ erfassen Google Analytics 4 und Metricool diese Adresse wie jeden anderen Seitenaufruf. So sehen wir, wonach Besucher:innen suchen, und können fehlende Inhalte ergänzen. Bitte gib in das Suchfeld keine persönlichen Angaben ein.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Du kannst deine Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 3.

Für unsere Google-Ads-Kampagnen setzen wir Conversion-Tracking und Remarketing der Google Ireland Limited ein, um die Wirksamkeit unserer Anzeigen zu messen und dir erneut relevante Anzeigen zu zeigen. Für das Remarketing nutzen wir Zielgruppen aus Google Analytics 4 (siehe Ziffer 6), die auf Basis deines pseudonymen Nutzungsverhaltens gebildet und — nur mit deiner Einwilligung in die Kategorie „Marketing“ — an Google Ads übermittelt werden.

Die Google-Ads-Technik wird auf allen Seiten geladen, zunächst im Zustand „verweigert“. Ohne deine Einwilligung in die Kategorie „Marketing“ setzt Google dabei keine Cookies und speichert keine für dich eindeutige Kennung auf deinem Gerät; es werden nur cookielose, zusammengefasste Signale ohne eindeutige Kennung an Google übermittelt, aus denen Google die Zahl der Anzeigen-Conversions statistisch schätzt (modellierte Conversions). Erst mit deiner Einwilligung werden Cookies gesetzt und die Signale auf „erlaubt“ gestellt.

Haben wir von dir eine Anfrage mit Google-Klick-Kennung erhalten, gleichen wir diese Conversion zusätzlich offline ab und übermitteln dafür deine E-Mail-Adresse als Hashwert (eine Prüfsumme statt Klartext) an Google Ads („erweiterte Conversions“). Das geschieht nur mit deiner Einwilligung in die Kategorie „Marketing“.

Für unsere Kampagnen auf Facebook/Instagram setzen wir außerdem den Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland ein, um die Wirksamkeit dieser Anzeigen zu messen. Technisch geladen wird er über den Google Tag Manager (siehe Ziffer 5) — verantwortlich für die Datenverarbeitung ist dabei Meta, nicht Google. Beide Dienste laufen erst nach deiner Einwilligung in die Kategorie „Marketing“; vorher findet keine Verbindung zu Google oder Meta statt.

Hast du der Kategorie „Marketing“ zugestimmt und fragst über eines unserer Formulare Unterlagen, ein Angebot oder ein Gespräch an oder buchst ein Erstgespräch, melden wir diese Anfrage zusätzlich direkt von unserem Server an Meta (Conversions-API). Übermittelt werden deine E-Mail-Adresse, dein Vor- und Nachname sowie, falls du sie angegeben hast, deine Telefonnummer – jeweils als Hashwert (eine Prüfsumme statt Klartext) –, die Klick-Kennung aus der Anzeigen-Adresse („fbclid“), die Kennung aus dem Cookie „_fbp“, deine IP-Adresse und die Kennung deines Browsers (User-Agent). Die Hashwerte dienen allein dem Abgleich mit einem Anzeigenkontakt; Zweck ist die Messung und Optimierung unserer Anzeigen. Pixel und Server melden dieselbe Anfrage mit derselben Kennung, Meta zählt sie deshalb nur einmal. Ohne deine Einwilligung in die Kategorie „Marketing“ übermitteln wir nichts an Meta.

Für Anzeigen in ChatGPT setzen wir nach deiner Einwilligung das Messpixel von OpenAI ein. Es erkennt anhand der Kennung in der Anzeigen-Adresse („oppref“), ob ein Besuch von einer Anzeige kam, speichert sie in einem Cookie auf deinem Gerät und meldet Ereignisse wie „Erstgespräch gebucht“ oder „Unterlagen angefordert“ an OpenAI. Eine Verbindung zu OpenAI findet erst nach deiner Einwilligung in die Kategorie „Marketing“ statt.

Für Anzeigen bei TikTok setzen wir nach deiner Einwilligung das TikTok-Pixel der TikTok Technology Limited (10 Earlsfort Terrace, Dublin 2, Irland) ein. Es misst anhand des Cookies „_ttp“ auf deinem Gerät, ob ein Besuch von einer TikTok-Anzeige kam, und meldet Ereignisse wie den Seitenaufruf, eine abgeschickte Anfrage („SubmitForm“) oder ein gebuchtes Erstgespräch („CompleteRegistration“) an TikTok, um die Wirksamkeit der Anzeigen zu messen. Eine Verbindung zu TikTok findet erst nach deiner Einwilligung in die Kategorie „Marketing“ statt.

Rechtsgrundlage: für alle Verarbeitungen mit deiner Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; für die cookielosen, nicht auf deinem Gerät gespeicherten Signale und die mit „nicht erteilt“ gekennzeichnete Zuordnung ohne Einwilligung unser berechtigtes Interesse an der Messung und Wirtschaftlichkeit unserer Anzeigen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für das Speichern und Auslesen von Informationen auf deinem Gerät holen wir deine Einwilligung ein (§ 25 Abs. 1 TDDDG). Gegen die Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses kannst du jederzeit Widerspruch einlegen.

Widerspruchsmöglichkeit: über die Cookie-Einstellungen sowie in den Google-Ads-Einstellungen (adssettings.google.com) bzw. den Facebook-Werbeeinstellungen (facebook.com/adpreferences).

Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 3.

Unsere redaktionellen Inhalte (Modulbeschreibungen, Magazin-Artikel, Kursbewertungen, Profile unserer Dozierenden) verwalten wir in unserer Datenbank bei Supabase (siehe Ziffer 9). Kursbewertungen, die Teilnehmende uns freiwillig zur Veröffentlichung überlassen (Name/Pseudonym, Bewertungstext, ggf. genutzte Plattform), sowie Profile unserer Dozierenden (Name, Foto, Kurzbiografie) werden dort gespeichert. Die Bilder dazu liegen im Dateispeicher desselben Anbieters.

Rechtsgrundlage Kursbewertungen: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung der bewertenden Person zur Veröffentlichung).
Rechtsgrundlage Dozierenden-Profile: Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO (vertragliche Vereinbarung mit den Dozierenden bzw. berechtigtes Interesse an der Vorstellung des Lehrpersonals).

Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 3 und 9.

Wenn du über unsere Website eine Beratung anfragst, ein Modul-Exposé anforderst oder dich für ein Gespräch einträgst, erheben wir die von dir eingegebenen Daten: E-Mail-Adresse, Wohnort, ggf. aktuelle Agentur/Arbeitgeber, gewünschtes Modul, gewählter Kontaktweg (Termin oder Exposé) sowie die Herkunft deiner Anfrage (z. B. Startseite, Modul-Seite, Landingpage, Unternehmensseite). Diese Daten speichern wir in unserer Datenbank bei Supabase; das zugehörige Projekt liegt auf Servern in der EU.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen zur Vorbereitung eines Beratungs- bzw. Ausbildungsvertrags).

Speicherdauer: Wir löschen deine Anfragedaten 12 Monate nach dem letzten Kontakt, sofern in dieser Zeit kein Vertrag zustande kommt. Läuft zu diesem Zeitpunkt noch ein Bewilligungsverfahren (z. B. für einen Bildungsgutschein oder AVGS), prüfen wir im Einzelfall, ob eine längere Aufbewahrung gerechtfertigt ist.

Auch wenn der Serverstandort in der EU liegt, ist Supabase Inc. ein in den USA ansässiges Unternehmen; wir sichern die Verarbeitung daher vorsorglich zusätzlich über EU-Standardvertragsklauseln ab (siehe Ziffer 3).

Für die Buchung eines kostenfreien Erstgesprächs zur Weiterbildung und zum Coaching nutzen wir den Terminplaner der meetergo GmbH (Hauptstr. 44, 40789 Monheim am Rhein). Die bei der Buchung eingegebenen Daten speichert meetergo auf Servern in Deutschland. Mit meetergo haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Der Terminplaner wird auf unserer Website in einem eingebetteten Fenster (iframe) angezeigt; bereits beim Öffnen des Buchungsfensters werden technische Daten (z. B. IP-Adresse) an meetergo übermittelt. Bei der Buchung übermittelst du Name, E-Mail-Adresse und ggf. weitere von dir freiwillig angegebene Informationen an meetergo; der Termin wird in den Kalender der Person eingetragen, mit der du sprichst, und zur weiteren Betreuung in unser CRM (Twenty, siehe Ziffer 12) übernommen. Nach einer erfolgreichen Buchung meldet das Buchungsfenster deinem Browser, dass gebucht wurde, und übergibt Name und E-Mail-Adresse (sowie ggf. deine Telefonnummer). Unsere Website leitet diese Angaben an unseren Server weiter, der den Termin als Eintrag in unserem CRM (Twenty, siehe Ziffer 12) anlegt, zusammen mit der Herkunft deines Besuchs, soweit du dem in den Cookie-Einstellungen zugestimmt hast (siehe Ziffer 5). An Google Analytics und die Werbepartner geht dabei kein Name und keine E-Mail-Adresse. Leitet dich meetergo nach der Buchung auf unsere Dankeseite weiter und hängt Name oder E-Mail-Adresse an die Adresse, entfernt unser Server diese Angaben sofort wieder aus der Adresse und verwendet sie nur für den CRM-Eintrag. Hast du in die Statistik eingewilligt, zählen wir die Buchung als Ereignis in Google Analytics (siehe Ziffer 6).

Für die technische Bereitstellung erfasst meetergo kurzzeitig deine IP-Adresse, die Referrer-URL und die Uhrzeit des Zugriffs; diese Daten werden danach automatisch gelöscht. Tritt im Buchungsfenster ein technischer Fehler auf, verarbeitet meetergo zur Fehlerdiagnose die Fehlerart, eine bereinigte Fehlermeldung sowie technische Angaben zu Seite und Browser. E-Mail-Adressen und sensible Teile der Adresse werden vorher entfernt. Die Fehlerdiagnose betreibt meetergo selbst in der EU; sie setzt keine Cookies und zeichnet weder Seitenaufrufe noch Klicks oder Sitzungen auf. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an einer einfachen und zuverlässigen Terminvereinbarung).

Für Termine zur Beratung für Unternehmen (Armand Lidtke) verlinken wir auf Google Calendar der Google Ireland Limited. Die Buchung findet auf der Google-Seite statt, die sich in einem neuen Fenster öffnet; erst dort übermittelst du Name, E-Mail-Adresse und ggf. weitere Angaben an Google. Beim bloßen Aufruf unserer Website werden keine Daten an Google Calendar übertragen.

Auf unseren Kampagnenseiten (z. B. nach einer Anzeige) bieten wir statt des direkten Kalenders zuerst ein kurzes Kontaktformular an. Dort gibst du Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse an, optional deine Telefonnummer, und bestätigst per Häkchen, dass wir dich zur Terminvereinbarung per E-Mail (und, wenn du eine Nummer angegeben hast, auch telefonisch) kontaktieren dürfen. Wir speichern deine Angaben samt Zeitpunkt der Einwilligung und der Herkunft deines Besuchs (soweit du dem in den Cookie-Einstellungen zugestimmt hast, siehe Ziffer 5) als Eintrag in unserem CRM (Twenty, siehe Ziffer 12). Ist das CRM kurzzeitig nicht erreichbar, schicken wir uns die Angaben als E-Mail über Brevo (siehe Ziffer 11) an unser Postfach. Nach dem Absenden zeigt dieselbe Seite den Terminplaner von meetergo (siehe oben) an, damit du direkt einen Termin buchen kannst; das Formular ist dafür keine Voraussetzung. Hast du nach etwa einer Stunde noch keinen Termin gebucht, schicken wir dir automatisch eine kurze E-Mail über Brevo (siehe Ziffer 11): Sie bestätigt, dass deine Angaben bei uns angekommen sind, und enthält den Link zur Terminbuchung. Dafür merkt sich unser CRM, dass du der Mail-Kontaktaufnahme zugestimmt hast und ob die Mail schon gesendet wurde. Hast du in die Statistik beziehungsweise das Marketing eingewilligt, melden wir das Absenden als Ereignis an Google Analytics, Meta und ChatGPT Ads (siehe Ziffern 6 und 7). Google und OpenAI erhalten dabei weder Namen noch E-Mail-Adresse, Meta bekommt Name, E-Mail-Adresse und – falls angegeben – Telefonnummer nur als Hashwert (siehe Ziffer 7). Die Einwilligung zur Kontaktaufnahme kannst du jederzeit widerrufen, formlos per E-Mail an hallo@tropen-academy.de.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahme); für die Kontaktaufnahme per Telefon und E-Mail zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von meetergo, von Twenty (siehe Ziffer 12) und von Google: policies.google.com/privacy

Einen Termin kann auch unser KI-Assistent am Telefon für dich buchen (siehe Ziffer 16). Er nutzt dafür den Terminkalender von Famulor, der mit dem Google-Kalender der Gesprächsperson abgeglichen ist. Dafür genügen dein Name und deine Rufnummer; die Gesprächsperson ruft dich zum gebuchten Zeitpunkt an.

Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 3.

Wenn du dich für unseren Newsletter anmeldest, verwenden wir das Double-Opt-in-Verfahren: Du erhältst nach der Anmeldung eine Bestätigungs-E-Mail und musst die Anmeldung durch Klick auf den enthaltenen Link bestätigen. Für Versand und Verwaltung nutzen wir Brevo (Sendinblue SAS), 7 rue de Madrid, 75008 Paris, Frankreich — die Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU verarbeitet.

Der Newsletter erscheint in der Regel alle zwei Wochen. Er enthält Beiträge aus unserem Magazin und unseren Social-Media-Kanälen sowie Hinweise auf Kursstarts.

Mit deiner Einwilligung messen wir, wie der Newsletter gelesen wird. Brevo erfasst über ein Zählpixel in der E-Mail, ob und wann du sie öffnest, und über umgeleitete Links, welche Links du anklickst. Wir werten das je Ausgabe aus, um die Inhalte zu verbessern. Grundlage ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Du kannst sie jederzeit über den Abmeldelink in jeder E-Mail widerrufen, damit endet auch die Messung.

Über Brevo versenden wir außerdem transaktionale E-Mails im Rahmen der Vertragserfüllung (z. B. Zugangsdaten, Passwort-Reset, Zoom-Links, Hinweise auf verfügbare Aufzeichnungen).

Außerdem schicken wir eine automatische Eingangsmail an Personen, die auf unseren Kampagnenseiten (siehe Ziffer 10) ihre Kontaktdaten hinterlassen oder dem KI-Assistenten (siehe Ziffer 16) ihre E-Mail-Adresse genannt haben, und danach nach etwa einer Stunde noch keinen Termin gebucht haben. Die Mail enthält eine kurze Bestätigung und den Link zur Terminbuchung, keine Werbung. Beim KI-Assistenten versenden wir sie nur, wenn du im Gespräch ausdrücklich zugestimmt hast. Hat sich unser Team bis dahin bereits bei dir gemeldet oder hast du einen Termin gebucht, entfällt die Mail. Du kannst der Mail-Kontaktaufnahme jederzeit widersprechen, formlos an hallo@tropen-academy.de.

Wenn du beim Anfordern unserer Unterlagen das freiwillige Kästchen dafür ankreuzt, schreiben dir Timm und Armand in den folgenden Wochen ein paar persönliche E-Mails rund um die Weiterbildung (warum wir sie so aufgebaut haben, das Praxisprojekt, die BVDW-Zertifizierung, Förderung und die nächsten Starttermine). Dafür verwenden wir deine E-Mail-Adresse, deinen Vornamen und den Zeitpunkt deiner Einwilligung aus unserem CRM (Twenty, siehe Ziffer 12) und versenden über Brevo. Die Reihe endet von selbst, sobald du einen Termin buchst oder unser Team sich bei dir meldet. Abmelden kannst du dich jederzeit über den Link in jeder dieser E-Mails oder formlos an hallo@tropen-academy.de.

Ohne dieses Kästchen bekommst du das angeforderte PDF und, wenn du rund einen Tag später noch keinen Termin gebucht hast, eine einzelne E-Mail mit Tipps für den Anbietervergleich und dem Hinweis, dass du uns ansprechen kannst. Danach schreiben wir dich nicht automatisch weiter an. Dafür verwenden wir deine E-Mail-Adresse, deinen Vornamen und den Zeitpunkt der Anfrage aus unserem CRM (Twenty, siehe Ziffer 12) und versenden über Brevo. Abmelden kannst du dich über den Link in der E-Mail oder formlos an hallo@tropen-academy.de; dann bekommst du auch diese eine Mail nicht.

Hast du ein Erstgespräch gebucht und wir erreichen dich zum Termin nicht, schreiben wir dir bis zu drei E-Mails mit einem Link für einen neuen Termin: am Tag des Termins, zwei Tage danach und eine Woche danach. Dafür verwenden wir deine E-Mail-Adresse, deinen Vornamen, den Bereich deiner Anfrage (Weiterbildung oder Coaching) und den Stand deiner Anfrage aus unserem CRM (Twenty, siehe Ziffer 12) und versenden über Brevo. Die Reihe endet von selbst, sobald du einen neuen Termin buchst oder unser Team dich erreicht hat. Abmelden kannst du dich jederzeit über den Link in diesen E-Mails oder formlos an hallo@tropen-academy.de. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage).

Rechtsgrundlage Newsletter: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), jederzeit widerrufbar über den Abmeldelink in jeder E-Mail.
Rechtsgrundlage Transaktions-E-Mails: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
Rechtsgrundlage Eingangsmail: deine Einwilligung zur Kontaktaufnahme per E-Mail (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG), beim KI-Assistenten die ausdrückliche Zustimmung im Gespräch.
Rechtsgrundlage E-Mails nach dem Unterlagen-Download (mit Kästchen): deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG), jederzeit widerrufbar.
Rechtsgrundlage der einzelnen Vergleichs-E-Mail (ohne Kästchen): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser berechtigtes Interesse an Direktwerbung gegenüber Personen, die unsere Unterlagen angefordert haben). Du kannst dem jederzeit über den Link in der E-Mail oder formlos an hallo@tropen-academy.de widersprechen.

Kommt eine E-Mail nicht an oder meldest du dich ab, teilt Brevo uns das mit. Wir vermerken dann in unserem CRM (Ziffer 12), dass die Adresse nicht mehr erreichbar ist oder keine Werbung mehr bekommen darf, damit wir dich nicht weiter anschreiben. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sauberen Adressliste) und Art. 7 Abs. 3 DSGVO (Beachtung deines Widerrufs).

Für die Verwaltung von Interessent:innen-, Teilnehmenden- und Kundendaten sowie zur Dokumentation deines Einwilligungsstatus (Marketing-Consent) nutzen wir als CRM Twenty, eine quelloffene Software (Twenty Internet SAS, Frankreich), die wir auf Servern in der Europäischen Union betreiben lassen. Mit dem Anbieter haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. In Twenty speichern wir die Angaben, die du uns über ein Formular, die Terminbuchung, unseren KI-Assistenten am Telefon (Ziffer 16) oder per E-Mail mitteilst (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Telefonnummer, Anliegen, gewählte Module, Förderweg), die Herkunft deiner Anfrage (siehe Ziffer 5) und den Stand der Bearbeitung. Bewerbungen als Dozent:in oder Coach (Formular auf der Seite „Dozierende“) landen ebenfalls dort, samt Nachricht und ggf. Link zu deinem Profil. Nicht berücksichtigte Bewerbungen löschen wir spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, es sei denn, du bist mit einer längeren Speicherung einverstanden.

Erstgespräch und Eignungsprüfung. Interessierst du dich für eine geförderte Weiterbildung oder ein gefördertes Coaching, führen wir ein Erstgespräch. Was du uns dort erzählst, halten wir in einem Gesprächsbogen in unserem internen Portal fest und übertragen es als Notiz nach Twenty: deine berufliche Ausgangslage (zum Beispiel arbeitsuchend, Berufsrückkehr oder Quereinstieg), dein berufliches Ziel und erste Lernziele, den in Frage kommenden Förderweg (Bildungsgutschein oder Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein, gegebenenfalls mit Nummer), deine Anschrift für den Antrag, ob du für den Kurs Technik von uns leihen möchtest, und das Ergebnis der Eignungsprüfung, zu der wir als AZAV-zugelassener Träger verpflichtet sind (Einschätzung je Kriterium, Ergebnis mit Begründung). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung des Teilnahmevertrags) und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 81 SGB III und der AZAV (Pflicht zur Eignungsfeststellung). Erstellen wir dir nach dem Gespräch ein Angebot oder ein Anschreiben für die Agentur für Arbeit, legen wir diese Dokumente in einem Ordner für dich in Google Drive ab (Google Workspace, Google Ireland Limited, siehe Ziffer 17); geteilt wird der Ordner nur mit dir, wenn du ein Dokument darüber bekommst. Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir den Gesprächsbogen und den Ordner spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt; sonst werden sie Teil deiner Teilnehmerakte (Ziffer 13).

Anfragen von Unternehmen und Bedarfsfragebogen. Fragt dein Unternehmen bei uns einen Workshop, eine Schulung, ein Coaching oder eine Umsetzung an, schicken wir dir nach dem Gespräch einen persönlichen Link zu einem Fragebogen. Darin speichern wir, was du angibst: die eingesetzten Werkzeuge und die Ablage, wer geschult werden soll (Rollen, Anzahl, Vorkenntnisse), das gewünschte Ergebnis, den Zeitraum, den Budgetrahmen und deine Einschätzung zu den vorgeschlagenen Bausteinen. Die Antworten liegen in unserem internen Portal (Supabase, siehe Ziffer 17); eine Zusammenfassung übertragen wir als Notiz nach Twenty und schicken sie per E-Mail an unser Team (Brevo, siehe Ziffer 17). Der Link ist nicht öffentlich auffindbar und gilt 30 Tage. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags auf Anfrage). Kommt kein Vertrag zustande, löschen wir den Fragebogen spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt.

Beschwerden. Über das Formular unter /beschwerde, im Kursbereich, per E-Mail oder Telefon kannst du dich bei uns beschweren, auch anonym. Wir speichern Datum, Kategorie, deine Beschreibung und, wenn du sie angibst, Name und E-Mail-Adresse für die Rückmeldung, dazu unsere Bearbeitung (Eingangsbestätigung, Untersuchung, Entscheidung, Maßnahme) in einem Beschwerderegister in unserem Portal. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit der AZAV (Pflicht zu einem Beschwerdeverfahren) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, Beschwerden nachvollziehbar zu bearbeiten). Gehört die Beschwerde zu deiner Teilnahme, wird sie Teil deiner Teilnehmerakte (Ziffer 13); sonst bewahren wir sie drei Jahre nach Abschluss für die Qualitätsprüfung auf, ohne deinen Namen in Auswertungen.

Wir können in Twenty zusätzlich unser E-Mail-Postfach und unseren Kalender anbinden. Dabei gleicht Twenty den E-Mail-Verkehr und die Termine mit den Kontakten im CRM ab, damit wir bei einer Anfrage sehen, wann wir zuletzt mit dir geschrieben oder gesprochen haben. Je nach Konto werden dabei nur Metadaten (Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkt) oder auch der Inhalt der Nachrichten übernommen. Beim persönlichen Postfach der Geschäftsführung übernehmen wir nur Metadaten. Der Abgleich betrifft nur Nachrichten und Termine von und mit Personen, die im CRM geführt werden. Wir löschen diese Daten, sobald der Zweck entfällt, spätestens nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer vollständigen Kundenhistorie und geordneten Kommunikation). Du kannst dem jederzeit widersprechen (siehe Ziffer 2).

Die Herkunftsangaben nutzen wir außerdem, um Anfragen, die aus einer Google-Ads-Anzeige stammen, nach einem Abschluss an Google Ads zurückzumelden (Import von Offline-Conversions mit der Google-Klick-Kennung: „gclid“ oder, auf iOS/Safari, „gbraid“ bzw. „wbraid“). Das geschieht nur für Personen, die der Kategorie „Marketing“ zugestimmt haben; es werden keine Namen oder E-Mail-Adressen übermittelt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung, berechtigtes Interesse an geordneter Kundenverwaltung); für den gespeicherten Consent-Status zusätzlich Art. 7 Abs. 1 DSGVO (Nachweispflicht).

Erhobene Daten. Im Rahmen der Anmeldung zu einer bildungsgutschein- oder AVGS-geförderten Maßnahme verarbeiten wir zusätzliche Daten, die für die Durchführung und Abrechnung gegenüber der Bundesagentur für Arbeit bzw. dem zuständigen Jobcenter sowie im Rahmen unserer AZAV-Zulassung (zertifiziert durch die GUTcert GmbH) erforderlich sind (u. a. Bildungsgutschein-/AVGS-Nummer, Teilnahme-, Anwesenheits- und Leistungsnachweise). Für Vertrag, Zertifikat und deine Teilnehmerakte brauchen wir außerdem deine Stammdaten: Anrede, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Wohnanschrift und Telefonnummer. Du gibst sie entweder über ein persönliches Datenformular an, das wir dir nach der Förderzusage schicken, oder gleich beim Einreichen deines Gutscheins über unser Formular.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO i. V. m. §§ 81, 45 SGB III.

Kursbereich und Anmeldung. Als Teilnehmer:in bekommst du einen Zugang zu unserem Kursbereich unter tropen-academy.de/kurs. Du meldest dich ohne Passwort an: Du gibst deine E-Mail-Adresse ein und erhältst einen Anmeldelink (Brevo, Ziffer 11), der kurze Zeit gültig ist. Die Anmeldung und deine Sitzung verwaltet Supabase Auth (Ziffer 17); dafür werden die in Ziffer 5 genannten Anmelde-Cookies gesetzt. Dasselbe Verfahren nutzen Dozierende und unser Team für das interne Portal. Im Kursbereich siehst du deinen Stundenplan, Unterrichtsmaterial und Aufgaben, Zugänge zu Lernwerkzeugen, deine Lernzielvereinbarung, Aufzeichnungen und deine Teilnehmerakte. Dafür speichern wir in unserer Datenbank bei Supabase (Server in der EU): Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer, deinen Auftrag (gebuchte Module, Förderart, Gutscheinnummer, Status), die Zuordnung zu Kursläufen, Anwesenheit je Kurstag, gemeldete Abwesenheiten, deine Lernzielvereinbarungen mit Reflexion, deine wöchentliche Lernzielkontrolle, hochgeladene Dokumente (Vertrag, Gutschein, Bescheinigungen, Zertifikat) und ob du eine Befragung erledigt hast. Dokumente, die wir mit dir oder deinem Coach austauschen (Angebot, Anschreiben, Berichte), und die Nachweise aus deiner Teilnehmerakte (zum Beispiel Lernziele, Lernzielkontrolle, Anwesenheit) liegen außerdem in einem Ordner je Teilnehmer:in in Google Drive (Google Workspace, Ziffer 17); du siehst nur den Teil, der mit dir geteilt ist. Dozierende sehen nur die Angaben der Kursläufe, die sie unterrichten; Admins alles. Dein persönlicher Kalender-Link (Stundenplan als Abo für dein Kalenderprogramm) enthält einen nur dir bekannten Schlüssel; wer den Link kennt, sieht deinen Stundenplan samt Zoom-Links, gib ihn deshalb nicht weiter.

Mitteilungen. Ändert sich etwas an deinem Kurs (zum Beispiel ein Dozentenwechsel), schicken wir dir eine E-Mail über Brevo. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Anwesenheits- und Leistungsnachweise. Die Anwesenheit trägt die Lehrkraft je Kurstag in unserem System ein (anwesend, entschuldigt, unentschuldigt). Sie ist Grundlage der Abrechnung mit der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter und Nachweis gegenüber unserer Zertifizierungsstelle.

Aufzeichnungen des Unterrichts (Zoom). Der Unterricht findet live online über Zoom statt (Zoom Video Communications, Inc., USA, siehe Ziffer 17). Jeder Kurstag wird aufgezeichnet, damit du Inhalte nachholen und wiederholen kannst. Die Aufzeichnung enthält Bild und Ton aller Personen, die Kamera oder Mikrofon eingeschaltet haben, sowie den Chat. Sie liegt in der Zoom-Cloud; in unserem System speichern wir nur den Link und den Kenncode, damit du sie im Kursbereich abrufen kannst. Zugriff haben ausschließlich deine Kursgruppe, die Dozierenden des Kurses und unsere Admins; eine Weitergabe ist nicht erlaubt. Wir löschen die Aufzeichnungen spätestens sechs Monate nach Ende deines Kurses. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Teilnahmevertrags, die Aufzeichnung ist Teil des Kursangebots) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem nachholbaren Unterricht). Möchtest du nicht im Bild erscheinen, kannst du die Kamera für Beiträge ausschalten oder dich per Chat beteiligen; die Teilnahme selbst bleibt davon unberührt. Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 3.

Zugänge zu Lernwerkzeugen. Für den Unterricht legen wir für dich Konten bei Lernwerkzeugen an, die du im Kurs nutzt, derzeit bei der KI-Arbeitsplattform Langdock (Langdock GmbH, Berlin) und je nach Modul bei weiteren Werkzeugen (zum Beispiel Sistrix oder einer Fachbuch-Bibliothek). Dafür geben wir deinen Namen und deine E-Mail-Adresse an den jeweiligen Anbieter weiter; mit Langdock besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Was du in diesen Werkzeugen erarbeitest, liegt beim Anbieter; die Konten enden mit deinem letzten Kurstag, wir erinnern dich vorher, deine Arbeit zu sichern. Für die Fachbuch-Bibliothek Rheinwerk 365 (Rheinwerk Verlag GmbH, Bonn) legst du dein Konto selbst an; wir geben dafür keine Daten weiter. Du bekommst im Kursbereich einen Lizenzschlüssel, und wir sehen in unserem Verwaltungskonto beim Verlag, welchem Konto er zugeordnet ist. Eine Woche nach dem Ende deiner Weiterbildung lösen wir diese Zuordnung. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Meldung an die Agentur für Arbeit / das Jobcenter. Anmeldung, Anwesenheit, Abbruch und Abschluss melden wir je nach Verfahren entweder über das Online-Portal der Bundesagentur für Arbeit oder per E-Mail/Formular direkt an die zuständige Sachbearbeitung.

Abwesenheiten und gesundheitsbezogene Daten (Art. 9 DSGVO). Fehlzeiten müssen wir gegenüber der Agentur für Arbeit oder dem Jobcenter als entschuldigt oder unentschuldigt führen. Im Kursbereich kannst du eine Abwesenheit melden; wir fragen nur den Zeitraum und ob eine Bescheinigung vorliegt. Einen Grund kannst du freiwillig in eigenen Worten nennen, musst es aber nicht; eine Diagnose oder Einzelheiten zu deiner Gesundheit fragen wir nie ab. Zeitraum und Bescheinigungsstatus gehen per E-Mail an unser Team, der Grund steht nur im Portal. Eine ärztliche Bescheinigung legen wir in deiner Teilnehmerakte ab; sie belegt die Fehlzeit, ohne dass wir ihren Inhalt verarbeiten. Nennst du von dir aus einen gesundheitlichen Grund oder teilst uns gesundheitliche Angaben mit, etwa für einen Nachteilsausgleich, verarbeiten wir sie nur dafür (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, Einwilligung durch deine freiwillige Angabe, jederzeit widerrufbar).

Aufbewahrungsdauer. Teilnahme-, Anwesenheits- und Abrechnungsunterlagen bewahren wir zehn Jahre nach Ende der Maßnahme auf (§ 147 AO, § 257 HGB; Prüfungen der Bundesagentur für Arbeit können rückwirkend erfolgen). Abwesenheitsmeldungen und Bescheinigungen gehören dazu. Dein Zugang zum Kursbereich endet mit dem Kurs; die Daten darin werden danach nicht gelöscht, sondern für die Aufbewahrung gesperrt.

Befragungen. Nach jedem Modul und am Ende einer Weiterbildung oder eines Coachings bitten wir um eine anonyme Befragung zur Qualität des Unterrichts. Wir speichern die Antworten ohne deinen Namen und ohne Bezug zu deinem Zugang, nur zusammen mit Modul, Kurs, Dozent:in und Zeitpunkt der Abgabe. In der Abschlussbefragung kannst du zusätzlich freiwillig erlauben, dass wir deine Bewertung und einen Kommentar veröffentlichen (siehe Ziffer 14).

Planspiel im Kursbereich. In Modul 4 spielst du in einem Planspiel eine Online-Marketing-Kampagne mit erfundenen Übungsdaten durch. Dafür speichern wir in unserem System (Supabase) je Spielerin oder Gruppe die abgeleiteten Marktwerte, deine Entscheidungen (Kampagneneinstellungen und Anzeigentexte), die KI-Bewertungen der Anzeigen und die Ergebnisse je Runde. Deine Gruppenmitglieder sehen den Stand deiner Gruppe. In der Rangliste sehen andere Teilnehmende deinen Anzeigenamen und die Ranglisten-Werte, aber weder Umsätze noch die Marktwerte deiner Marke. Dozierende sehen die Daten des Kurslaufs, den sie leiten, Admins die Daten aller Läufe.

Lädst du eine Marken-Datei (.md) hoch oder fügst Text ein, senden wir den Inhalt zur Auswertung an die Claude-API von Anthropic (USA), damit daraus die Marktwerte für das Spiel abgeleitet werden. Die Datei selbst speichern wir nicht, nur die abgeleiteten Werte. Zur Bewertung deiner Anzeigen senden wir die Anzeigentexte zusammen mit den abgeleiteten Marktwerten an Anthropic. Bitte lade keine personenbezogenen Daten Dritter hoch. Eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung für dich trifft die KI nicht, die Bewertung wirkt nur auf das Spielergebnis.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Weiterbildung). Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 3. Wir speichern die Spieldaten nicht länger, als es für den Kurs und seinen Nachweis erforderlich ist.

Zweck. Wir möchten Interessierten zeigen, wie Teilnehmende unsere Weiterbildung und unsere Coachings bewerten. Dafür veröffentlichen wir Bewertungen und Kommentare aus der Abschlussbefragung auf Kurs- und Bewertungsportalen, auf denen wir unsere Angebote eintragen, und auf unserer Website. Das geschieht nur, wenn du es in der Befragung ausdrücklich erlaubst.

Deine Wahl. Am Ende der Abschlussbefragung entscheidest du, ob wir veröffentlichen dürfen: gar nicht, anonym oder mit deinem Vornamen. Gibst du frei, beantwortest du zusätzlich, ob die Bewertung auch auf unserer Website erscheinen darf. Ohne Freigabe speichern wir weder deinen Kommentar noch deinen Vornamen. Den Vornamen speichern wir nur, wenn du „mit meinem Vornamen“ wählst.

Daten. Bei einer Freigabe verarbeiten wir deine Zufriedenheitsbewertung (1 bis 5 Sterne), deinen Kommentar, je nach Wahl deinen Vornamen, den Titel des Kurses und den Monat der Befragung. Nachnamen, Kontaktdaten oder Fotos fragen wir dafür nicht ab. Die Angaben liegen in unserer Datenbank bei Supabase (siehe Ziffer 9).

Empfänger. Wir übermitteln freigegebene Bewertungen an Kurs- und Bewertungsportale, auf denen wir unsere Angebote eintragen, derzeit an kursfinder.de (kursfinder GmbH, Glücksteinallee 25, 68163 Mannheim). Auf dem Portal ist deine Bewertung öffentlich sichtbar. Der Betreiber des Portals veröffentlicht sie in eigener Verantwortung nach seinen Bedingungen und seiner Datenschutzerklärung. Wir selbst übermitteln die Angaben nicht in Länder außerhalb der EU. Auf unserer Website zeigen wir eine Teilnehmerstimme nur, wenn du das in der Befragung ausdrücklich erlaubt hast.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Speicherdauer. Wir speichern Kommentar und Vornamen, solange wir die Bewertung veröffentlichen, bis zu deinem Widerruf.

Widerruf. Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, formlos an hallo@tropen-academy.de. Weil wir die Antworten ohne Bezug zu deinem Zugang speichern, nenn uns bitte den Kurs, den Monat und, falls angegeben, deinen Vornamen oder den Anfang deines Kommentars. Wir löschen den Beitrag dann bei uns, nehmen ihn von unserer Website und bitten die Portale, ihn zu löschen. Die Rechtmäßigkeit der Veröffentlichung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Jobbörse (im Aufbau). Für unsere kuratierte Jobbörse werten wir öffentlich zugängliche Stellenanzeigen aus themenspezifischen Newslettern aus. Die daraus mithilfe der Claude-API (Anthropic, San Francisco, USA) automatisiert erstellten Kurzbeschreibungen werden von uns redaktionell geprüft und freigegeben, bevor sie veröffentlicht werden. Dabei werden in der Regel keine personenbezogenen Daten von Bewerbenden verarbeitet, sondern Angaben zu Unternehmen und Stellenprofilen. Sollten Newsletter ausnahmsweise personenbezogene Kontaktdaten enthalten (z. B. einer ansprechbaren Person im Unternehmen), verarbeiten wir diese nur zur Erstellung der Stellenbeschreibung und löschen sie mit Ablauf der Anzeige.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer redaktionell aufbereiteten Jobbörse als Service für unsere Zielgruppe).

Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 3.

Assistent im internen Portal. In unserem internen Portal für Dozierende und Team arbeitet ein KI-Assistent auf Basis der Claude-API von Anthropic (USA). Er hilft beim Curriculum, beim Unterrichtsmaterial, bei Rückmeldungen der Dozierenden, bei redaktionellen Texten und Newsletter-Entwürfen und bewertet Entwürfe aus mehreren fachlichen Blickwinkeln. An Anthropic gehen dabei die Frage der nutzenden Person, der betroffene Inhalt (Curriculum, Material, Entwürfe, Rückmeldungen ohne Namen), ein Steckbrief unseres Lehrgangs und Notizen, die der Assistent sich auf Wunsch merkt; für Recherchen kann er eine Websuche nutzen. Fragen der Dozierenden zum Praxiscase beantwortet er ohne Speicherung des Gesprächs; dafür speichern wir nur die Zahl der Anfragen und den Verbrauch je Person und Tag. Das Portal weist die nutzenden Personen an, keine Daten von Teilnehmenden, Interessierten oder anderen Dritten einzugeben. Daten von Besucher:innen dieser Website und von Teilnehmenden werden für den Assistenten nicht verwendet. Mit Anthropic besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung; Eingaben werden von Anthropic nicht zum Training von Modellen genutzt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Vorbereitung des Unterrichts und der Inhalte); für die Dozierenden gilt ergänzend ihre Datenschutzinformation. Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 3.

KI-Bilder für Unterrichtsmaterial. Für Folien und Unterrichtsunterlagen erzeugen unsere Dozierenden und Admins in unserem internen Portal auf Wunsch Bilder mit einer Bild-API, derzeit von OpenAI (USA). Dabei übermitteln wir ausschließlich die eingegebene Bildbeschreibung. Die Beschreibung enthält keine Namen, Kundendaten oder sonstigen personenbezogenen Daten, darauf weist das Portal bei der Eingabe ausdrücklich hin. Besucher:innen dieser Website und Teilnehmende sind von dieser Verarbeitung nicht betroffen. Das erzeugte Bild speichern wir in unserer Mediengalerie und kennzeichnen es als „KI-generiert“. Mit dem Anbieter besteht eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an anschaulichen Unterrichtsmaterialien). Drittlandübermittlung: siehe Ziffer 3.

KI-Stimme, KI-Bilder und KI-Videos für Social Media. Für kurze Videos auf unseren Social-Media-Kanälen erzeugen wir im internen Portal Tonspur, Bilder und Videoclips mit KI-Diensten (siehe Tabelle in Ziffer 17). Daten von Besucher:innen dieser Website, Interessierten oder Teilnehmenden gehen dabei nicht an diese Dienste. Jedes Video kennzeichnen wir sichtbar als KI-generiert.

Auf unserer Rufnummer für den KI-Assistenten und auf unserem WhatsApp-Kanal antwortet ein Computerprogramm. Es stellt sich zu Beginn des Gesprächs als KI vor, beantwortet Fragen zu unseren Weiterbildungen und Coachings, bucht auf Wunsch ein Erstgespräch in unserem Kalender oder nimmt einen Rückrufwunsch auf. Ein Mensch aus unserem Team kümmert sich um jede Anfrage. Der Assistent entscheidet nichts über Förderung, Zulassung oder Aufnahme. Bitte nenne im Gespräch keine Gesundheitsdaten oder andere sensible Angaben.

Durchstellen und Rückrufe. Rufst du von der Agentur für Arbeit oder einem Jobcenter an, als Dozent:in oder Teilnehmende:r oder möchtest du ausdrücklich einen Menschen sprechen, stellt der Assistent den Anruf direkt an unser Team durch. Dafür und für Rückrufe unseres Teams nutzen wir die Telefonfunktion von Famulor (Famulor Loop, ebenfalls BEK Service GmbH). Dabei wird deine Rufnummer an unser Team weitergegeben und der Anruf mit Zeitpunkt und Dauer protokolliert. Eine Tonaufnahme der Gespräche mit unserem Team erfolgt nicht.

Chat. Auf unserer Website kannst du schriftlich mit dem Assistenten schreiben. Das Chat-Fenster von Famulor wird nur geladen, wenn du im Cookie-Banner der Kategorie „Chat-Assistent“ zustimmst; ohne Zustimmung werden keine Daten an Famulor übertragen. Beim Laden erhält Famulor technisch bedingt deine IP-Adresse und Browserangaben, das Chat-Fenster kann Angaben im Browser speichern. Dein Gesprächstext und alle Angaben, die du darin machst, werden wie bei Anrufen verarbeitet (Empfänger, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Drittländer wie oben). Rechtsgrundlage für das Laden des Chat-Fensters ist deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), widerrufbar über die Cookie-Einstellungen im Footer. Eine Sprachfunktion ist im Chat nicht aktiviert.

WhatsApp. Du kannst uns auch per WhatsApp schreiben (Nummer auf unserer Website, Textnachrichten, keine Anrufe). Dort antwortet derselbe Assistent. Wir schreiben dich nicht von uns aus an. Ein Gespräch beginnt nur, wenn du uns zuerst eine Nachricht schickst, und wir antworten nur im Rahmen deiner Anfrage. Dabei erhalten wir deine Rufnummer, deinen WhatsApp-Profilnamen, den Inhalt deiner Nachrichten und Zeitpunkte. Bitte nenne auch hier keine Gesundheitsdaten oder andere sensible Angaben. WhatsApp wird in diesem Fall über die WhatsApp Business Platform von Meta Platforms Ireland Limited (4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland) bereitgestellt; Meta verarbeitet deine Nachrichten dafür auf seinen Servern, um sie zu übermitteln, und erhält Metadaten wie Rufnummer, Zeitpunkt und Geräteangaben. Meta handelt dabei nach eigenen Angaben für Nachrichten über die Business Platform nach unserer Weisung als Auftragsverarbeiter, für die WhatsApp-Nutzung selbst bleibt Meta nach den WhatsApp-Nutzungsbedingungen verantwortlich. Die Nachrichten erreichen uns über die Plattform von Famulor (Empfänger, Rechtsgrundlage, Speicherdauer und Drittländer wie oben). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Beantwortung deiner Anfrage). Wenn du WhatsApp nicht nutzen möchtest, erreichst du uns telefonisch, per E-Mail an hallo@tropen-academy.de oder über die Terminbuchung auf unserer Website. Du kannst dem Verfahren jederzeit widersprechen, indem du uns schreibst, dass wir dich nicht über WhatsApp kontaktieren sollen, und den Chat bei WhatsApp blockierst oder löschst.

Daten. Deine Telefonnummer, der Inhalt des Gesprächs als Text (Transkript), Name und E-Mail-Adresse, soweit du sie nennst, dein Anliegen, ein Terminwunsch sowie eine automatisch erstellte Zusammenfassung und eine Einschätzung der Gesprächsstimmung. Deine Sprache wird dafür in Echtzeit in Text umgewandelt. Eine Tonaufnahme speichern wir nicht.

Empfänger. Die Plattform für den Assistenten (Famulor) stellt die BEK Service GmbH (Westendstr. 2A, 87439 Kempten (Allgäu)) bereit, mit der wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen haben. Die Verarbeitung findet nach Angabe von Famulor auf Servern in Frankfurt am Main statt, die KI-Verarbeitung haben wir auf die Region EU eingestellt. Famulor setzt für Telefonie, Spracherkennung und das Sprachmodell weitere Dienstleister ein (u. a. Twilio, LiveKit und Google); die aktuelle Liste führt Famulor in seinem Trust Center. Bucht der Assistent einen Termin, trägt er ihn in den Kalender der Person ein, mit der du sprichst (Google Calendar, siehe Ziffer 10). Wenn du eine Rückmeldung wünschst oder einen Termin hast, legen wir Name, Kontaktdaten, Anliegen und die Zusammenfassung in unserem CRM an (Twenty, siehe Ziffer 12). Das Transkript übernehmen wir dort nicht. Bei einem Rückrufwunsch schicken wir diese Angaben zusätzlich als E-Mail über Brevo (siehe Ziffer 11) an unser Postfach, damit sich schnell jemand meldet. Nennst du dem Assistenten von dir aus deine E-Mail-Adresse, fragt er dich, ob wir dir dort eine kurze Bestätigung mit dem Link zur Terminbuchung schicken dürfen. Nur bei einem klaren Ja erhältst du diese Eingangsmail (siehe Ziffer 11). Bittest du im Chat oder auf WhatsApp um Unterlagen, schickt der Assistent sie nach deiner Zustimmung an die E-Mail-Adresse, die du ihm schreibst (Versand über Brevo, siehe Ziffer 11), und wir legen die Anfrage in Twenty an. Dieselbe Adresse erhält höchstens einmal am Tag Unterlagen.

Rechtsgrundlage. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Beantwortung deiner Anfrage, Vorbereitung eines Vertrags, Terminvereinbarung auf deinen Wunsch). Für die automatische Zusammenfassung und die zeitlich begrenzte Speicherung des Gesprächstexts zur Fehlerklärung und Qualitätssicherung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem zuverlässigen Anfragenmanagement).

Speicherdauer. Famulor löscht Gespräche und Kontaktdaten aus dem Assistenten nach 30 Tagen automatisch. Die Angaben in unserem CRM löschen wir, wenn deine Anfrage erledigt ist und kein Vertrag zustande kommt (siehe Ziffer 12).

Drittlandübermittlung. Einzelne Dienstleister von Famulor haben eine Muttergesellschaft in den USA. Die Übermittlung stützt sich dann auf das EU-US Data Privacy Framework oder Standardvertragsklauseln (siehe Ziffer 3).

Keine automatisierte Entscheidung. Es gibt keine Entscheidung, die dich rechtlich betrifft und allein auf der Verarbeitung durch den Assistenten beruht (Art. 22 DSGVO). Möchtest du lieber mit einem Menschen sprechen, schreibe uns an hallo@tropen-academy.de oder nutze die Terminbuchung auf unserer Website.

Du kannst dich jederzeit bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61, 10555 Berlin
mailbox@datenschutz-berlin.de
+49 30 13889-0

oder bei der Aufsichtsbehörde an deinem gewöhnlichen Aufenthaltsort.