Fünf KI-Abos und kein Prozess

Timm Rohles

Co-Gründer TROPEN Academy

Wir haben mit genug Marketingteams gesprochen, um das Muster wiederzuerkennen: ChatGPT Plus für die Texterin, Copilot, weil es mit Microsoft 365 mitkam, ein Midjourney-Abo, das ursprünglich für ein einziges Projekt gedacht war, dazu Jasper oder Copy.ai aus der Zeit, als noch niemand wusste, was sich durchsetzt, und irgendwo ein Claude-Zugang, den jemand aus dem Team privat bezahlt und beruflich nutzt. Fünf Tools, fünf Rechnungen im Monat — und wenn man fragt, was sich am eigentlichen Arbeitsablauf verändert hat, wird es still.

Das ist keine Ausnahme. Das ist der Normalfall.

Warum sich Tool-Sammeln produktiv anfühlt

Ein neues Tool auszuprobieren, fühlt sich nach Fortschritt an. Man klickt sich durch ein Onboarding, tippt einen Prompt, bekommt ein Ergebnis, das besser ist, als man erwartet hat, und hat für zwanzig Minuten das Gefühl, gerade etwas für die Zukunft des Teams getan zu haben. Dieses Gefühl ist echt. Nur hat es mit Produktivität wenig zu tun — es ist die gleiche Befriedigung, die man beim Aufräumen des Schreibtischs empfindet, kurz bevor man merkt, dass man eigentlich mit dem eigentlichen Projekt weiterkommen wollte.

Der Grund, warum sich das Ausprobieren so gut anfühlt und das Etablieren so mühsam, liegt im Unterschied zwischen den zwei Dingen: Ausprobieren hat keine Konsequenzen. Etablieren bedeutet, eine bestehende Gewohnheit zu ändern, ein Team zu überzeugen, eine Qualitätskontrolle einzubauen, und im Zweifel Fehler auszuhalten, bis der neue Weg tatsächlich zuverlässiger ist als der alte. Das ist unbequem. Ein sechstes Abo abzuschließen dagegen nicht.

Am Ende sammelt sich Zugang an, aber kein Wissen bleibt zurück. Wenn die Person geht, die den guten Prompt für die Produktbeschreibungen gefunden hatte, geht der Prompt mit ihr. Er stand in keinem Dokument, sondern im Chatverlauf ihres persönlichen Accounts.

Der Unterschied zwischen einem Prompt und einem Ablauf

Ein Prompt ist ein einzelner, guter Moment. Man formuliert eine Anfrage, das Ergebnis überzeugt, man ist zufrieden. Das Problem: Dieser Moment ist an die Person gebunden, die ihn erzeugt hat, an das Tool, in dem er entstanden ist, und oft an den Kontext, den diese eine Person zu diesem Zeitpunkt im Kopf hatte. Beim nächsten Mal fehlt etwas — eine andere Formulierung, ein leicht anderer Anlass — und das Ergebnis passt nicht mehr.

Ein Ablauf ist etwas anderes. Er beschreibt nicht, was in einem guten Moment passiert ist, sondern was jedes Mal passieren muss, damit ein bestimmtes Ergebnis zuverlässig entsteht: Welche Eingaben werden gebraucht. In welcher Reihenfolge wird gearbeitet. Welches Tool übernimmt welchen Schritt. Woran erkennt man, dass das Ergebnis gut genug ist, um es freizugeben.

Das klingt nach mehr Aufwand, und am Anfang ist es das auch. Aber ein Ablauf muss nur einmal gebaut werden. Ein Prompt muss jedes Mal neu gefunden werden, weil er nirgends dokumentiert ist und niemand außer seinem Urheber weiß, warum er funktioniert hat.

Woran man den Unterschied im eigenen Team erkennt

Zwei einfache Testfragen genügen:

• Wenn die Person, die am sichersten mit KI-Tools umgeht, für zwei Wochen ausfällt — verändert sich dann die Qualität oder Geschwindigkeit der Arbeit im Team spürbar? Wenn ja, gibt es keinen Ablauf, sondern eine Abhängigkeit von einer einzelnen Person und ihren persönlichen Prompts.
• Kann jemand im Team erklären, warum gerade dieses Tool für diese Aufgabe genutzt wird und ein anderes nicht? Wenn die Antwort „weil wir es zufällig haben" lautet, ist das Abo eine Kostenstelle, kein Werkzeug in einem durchdachten Ablauf.

Wie ein Ablauf tatsächlich entsteht

Der häufigste Fehler beim Versuch, aus einem guten Prompt einen Ablauf zu machen, ist, gleich zu groß zu denken — ein System für „die gesamte Content-Produktion" zu entwerfen, statt mit einer einzigen, klar abgegrenzten Aufgabe anzufangen. Besser funktioniert der umgekehrte Weg: eine wiederkehrende Aufgabe auswählen, die im Team ohnehin regelmäßig anfällt, zum Beispiel die wöchentliche LinkedIn-Zusammenfassung eines Blogartikels. Dann tatsächlich aufschreiben, was dabei jedes Mal passiert. Erst wenn das für eine einzige Aufgabe sauber steht und mehrfach funktioniert hat, lohnt es sich, die nächste Aufgabe auf dieselbe Weise zu dokumentieren.

Das bedeutet auch, kurzfristig langsamer zu sein. Ein dokumentierter Ablauf braucht beim ersten Mal länger als der schnelle Griff zum bekannten Prompt. Der Unterschied zeigt sich erst beim zehnten Mal, wenn die eine Version noch genauso lange dauert wie beim ersten Mal — und die andere nicht mehr, weil sie niemand mehr neu erfinden muss.

Was das für die Tool-Auswahl bedeutet

Der naheliegende Reflex, wenn man merkt, dass fünf Abos nichts bringen, ist, ein sechstes, angeblich besseres Tool zu suchen. Das ist der gleiche Fehler in neuer Verpackung. Die Frage ist nie, welches Tool am Ende gewinnt, sondern welcher Ablauf im eigenen Team gebraucht wird — und erst danach, welches Tool diesen Ablauf am zuverlässigsten unterstützt. Genau diese Reihenfolge — erst Ablauf, dann Tool, dann Governance — ist der Kern des Vibe-Coding-&-Governance-Moduls in unserer Weiterbildung.

Der Unterschied zwischen einem Unternehmen, das KI ausprobiert, und einem, das KI in seine Arbeit eingebaut hat: Das eine sieht auf der Kreditkartenabrechnung beeindruckend aus. Das andere sieht man daran, dass die Arbeit auch dann noch läuft, wenn gerade niemand hinschaut.

Der Punkt, an dem die meisten Teams stehen bleiben

Die Einsicht, dass Prozesse fehlen, kommt in den meisten Teams irgendwann von allein — spätestens dann, wenn zum wiederholten Mal jemand krankheitsbedingt ausfällt und eine Aufgabe liegen bleibt, die eigentlich niemand außer dieser einen Person beherrscht hat. Der schwierige Teil ist nicht die Einsicht, sondern der erste Schritt danach: das Wissen, das in Köpfen und privaten Chatverläufen steckt, tatsächlich herauszuholen und in eine Form zu bringen, die andere übernehmen können.