Schatten-KI: Wenn das halbe Team mit privaten Accounts arbeitet

Armand Lidtke

Co-Gründer TROPEN Academy

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Frag in der nächsten Teamrunde einfach mal offen: „Wer von euch nutzt für die Arbeit ein privates ChatGPT-, Claude- oder Gemini-Konto?" In den meisten Marketingteams gehen mehr Hände hoch, als die Geschäftsführung erwartet — und meistens ist das das erste Mal, dass diese Zahl überhaupt laut ausgesprochen wird.

Das ist Schatten-KI: KI-Nutzung, die im Unternehmen tatsächlich stattfindet, aber nirgends genehmigt, dokumentiert oder auch nur bekannt ist.

Warum es dazu kommt

Schatten-KI entsteht nicht, weil Mitarbeitende Regeln umgehen wollen. Sie entsteht, weil es meistens gar keine erlaubte Variante gibt. Eine Kampagne muss heute fertig werden, nicht nächsten Monat, wenn die IT-Abteilung eine offizielle Lösung evaluiert hat. Also nutzt jemand den Account, den er ohnehin schon privat hat, weil er funktioniert und sofort verfügbar ist. Das ist keine Charakterfrage, das ist die logische Reaktion auf eine Lücke, die das Unternehmen offen gelassen hat.

Diese Lücke ist fast immer dieselbe: Es gibt keine Freigabe, aber auch kein Verbot, das irgendjemand ernsthaft durchsetzen würde. Formal mag in einer IT-Richtlinie stehen, dass „nicht autorisierte externe Tools" nicht genutzt werden dürfen. Praktisch weiß niemand, was das für die tägliche Arbeit mit KI konkret bedeutet, und niemand kontrolliert es. Ein Verbot ohne Alternative ist keine Regelung, es ist nur eine Ausrede dafür, das Thema nicht anfassen zu müssen.

Was dabei tatsächlich passiert

Das eigentliche Risiko liegt selten in der Existenz der Tools, sondern in dem, was in sie hineinfließt. Wer über einen privaten Account arbeitet, kopiert früher oder später auch Inhalte hinein, die dort nicht hingehören: Kundendaten in einer E-Mail, die schnell umformuliert werden soll. Interne Zahlen aus einem Reporting, das kurz zusammengefasst werden muss. Ein Vertragsentwurf, der auf Verständlichkeit geprüft werden soll. Diese Daten landen dann in einem Modell, für das das Unternehmen keinen Auftragsverarbeitungsvertrag hat, dessen Nutzungsbedingungen niemand geprüft hat und über dessen Speicherung und Weiterverwendung niemand im Unternehmen Auskunft geben kann, falls es einmal nachgefragt wird.

Der zweite Effekt ist weniger dramatisch, aber genauso teuer: Nichts davon wird dokumentiert. Welcher Prompt zu welchem guten Ergebnis geführt hat, welches Tool sich für welche Aufgabe bewährt hat, welche Abkürzung im Team gefunden wurde — all das bleibt im privaten Chatverlauf einer einzelnen Person. Verlässt diese Person das Unternehmen, verlässt das Wissen es mit ihr.

Und drittens: Ohne festgelegte Tools arbeitet jede Person mit einem anderen Werkzeug, auf eigene Faust, ohne gemeinsamen Qualitätsmaßstab. Das eine Ergebnis ist über ein kostenloses Modell mit begrenzter Qualität entstanden, das andere über ein bezahltes Abo mit deutlich besseren Fähigkeiten — sichtbar an uneinheitlichen Ergebnissen, ohne dass jemand sagen könnte, woran es liegt.

Wie eine Regelung aussieht, die im Alltag hält

Eine Regelung, die nur aus einem Verbot besteht, wird ignoriert, weil sie keine Antwort auf die eigentliche Frage gibt: Wie kommt die Arbeit heute fertig? Eine Regelung, die hält, beantwortet genau das — und zwar knapp genug, dass sie niemand umgehen muss, um seine Arbeit zu erledigen. Vier Bausteine machen den Unterschied:

1. 1.Ein zentrales, vom Unternehmen bezahltes Konto für die gängigsten Tools, statt privater Einzelzugänge — der Unterschied zwischen „wir haben keinen Auftragsverarbeitungsvertrag" und „wir haben einen". Ein Business- oder Enterprise-Zugang (z. B. via Copilot über ein bestehendes Microsoft-365-Abo) bringt in der Regel vertragliche Zusagen zu Datenverarbeitung und Speicherung mit, die private Konsumenten-Accounts nicht haben.
2. 2.Eine kurze, konkrete Liste: Welche Tools sind freigegeben, für welche Art von Aufgabe, mit welcher Art von Daten. Nicht als zwanzigseitige Richtlinie, sondern als eine Seite, die jede und jeder im Team tatsächlich gelesen hat.
3. 3.Ein Weg, neue Tools schnell zu testen, ohne monatelang auf eine offizielle Prüfung zu warten. Genau dieses Fehlen einer schnellen, legitimen Möglichkeit ist der Hauptgrund, warum Schatten-KI überhaupt entsteht.
4. 4.Dokumentation als Gewohnheit, nicht als Kontrolle: ein gemeinsamer Ort, an dem bewährte Abläufe und Prompts landen, damit sie nicht an eine einzelne Person gebunden bleiben.

Wo man anfängt, ohne das Projekt zu einem Mammutvorhaben zu machen

Die Versuchung ist groß, aus dem Thema gleich ein umfassendes KI-Governance-Projekt mit Lenkungsausschuss und mehrmonatiger Laufzeit zu machen. Genau das führt in der Praxis oft dazu, dass am Ende gar nichts passiert, weil das Vorhaben zu groß wirkt, um es neben dem Tagesgeschäft anzugehen. Der wirksamere Einstieg ist kleiner: eine ehrliche Bestandsaufnahme, in der offen gefragt wird, welche Tools im Team tatsächlich im Einsatz sind — nicht welche offiziell erlaubt sind, sondern welche wirklich benutzt werden.

Auf dieser Bestandsaufnahme lässt sich aufbauen: die am häufigsten genutzten ein bis zwei Tools offiziell und mit einem Geschäftskonto samt Auftragsverarbeitungsvertrag einführen, die kurze Nutzungsregel dazu verabschieden, und erst danach über weitere Tools oder eine ausführlichere Richtlinie nachdenken.

Wer das eigentlich entscheiden muss

Das ist keine IT-Frage allein und keine Marketingfrage allein — genau deshalb bleibt sie in vielen Unternehmen liegen, weil sich niemand allein zuständig fühlt. Es ist eine Entscheidung, die in der Geschäftsführung getroffen und von der Marketingleitung im Alltag durchgesetzt werden muss. Genau das ist der Kern dessen, was wir in Team-Weiterbildungen für Unternehmen als Erstes klären, bevor es um einzelne Tools oder Prompts geht.

Schatten-KI verschwindet nicht durch ein Verbot. Sie verschwindet, sobald der offizielle Weg schneller ist als der private.